Digitaliseringsdirektoratet

– Vinnerkommunens klarspråksarbeid er grundig, ambisiøst og godt innarbeidet i store deler av organisasjonen, sa digitaliserings- og forvaltningsminister Karianne Tung da hun i dag delte ut prisen på et fagseminar om klarspråk og deltakelse i samfunnet.

I juryens begrunnelse står det videre at «årets prisvinner har en moden forståelse av klarspråk, og språkarbeidet har blitt en del av kulturen». Les hele begrunnelsen nederst i artikkelen.

Stolte prismottakere

Kommunedirektør Mette Vikan Andersen og Birgitte Tørnby, kommunalsjef for kommunalområdet Organisasjon og utvikling, tok imot prisen. De var veldig glade for anerkjennelsen og stolte av jobben som er gjort.

– Klarspråkprisen henger høyt, så dette har vi virkelig ønsket oss, sa kommunedirektøren.

– Å jobbe systematisk med klarspråk er et evighetsarbeid, og i Tønsberg kommune er vi langt fra ferdig utlærte. Denne prisen gir stor motivasjon for å fortsette med klarspråkarbeidet.

Intern klarspråkstjerne

Tønsberg kommune har gjort en rekke grep i sin satsing på klarspråk. Det aller første grepet var å vedta at det skal satses på dette, og det ble gjort i kommunedirektørens ledergruppe i forbindelse med sammenslåingen av Re kommune og Tønsberg kommune. Deretter ble det satt av en hel stilling dedikert til klarspråkarbeid.

Vibeke Steen, seniorrådgiver i kommunikasjonsavdelingen i Tønsberg kommune

– Det er mange ansatte i kommunen som deler på denne prisen – språkknettverket, alle de som har deltatt i ulike klarspråkprosjekter og ikke minst vår egen hovedmotor i klarspråkarbeidet, Vibeke Steen, som dessverre ikke kunne være med å ta imot prisen her i dag.

Vibeke Steen er seniorrådgiver i kommunikasjonsavdelingen, og arbeidet hennes har vært helt avgjørende for å få til satsingen.

Handler om tillit

Kommunedirektøren sa videre at Tønsberg kommune ønsker å være en åpen og tilgjengelig kommune som bruker et språk innbyggerne forstår.

– Klarspråk er viktig av mange grunner, men vi er særlig opptatt av at klarspråk bidrar til å skape tillit mellom kommunen og innbyggerne våre. Denne tilliten er helt nødvendig med tanke på de utfordringene kommune-Norge står overfor. Når vi endrer og vrir på tjenestene våre, er det veldig viktig at vi gjør det på en måte som folk forstår og har tillit til.

Mette Vikan Andersen takket til slutt arrangørene av fagseminaret, Digitaliseringsdirektoratet, KS og Språkrådet, som på hver sin måte holder klarspråkfanen høyt og gir kommunene noen å se opp til og strekke seg etter.

Opprydding på fakturaen

Etter prisoverrekkelsen fortalte kommunalsjef Birgitte Tørnby om hvordan kommunen har jobbet siden oppstarten og om hvilke prosjekter som har vært særlig viktige å få til. Foruten den dedikerte heltidsstillingen, ble det også satt sammen et nettverk av representanter fra kommunens ulike fagområder, det ble holdt kurs – og ganske snart ledet arbeidet til større, konkrete prosjekter.

– Det første store prosjektet var en gjennomgang av informasjonen på våre fakturaer. Etter å ha gjort endringer på dette, gikk antallet henvendelser om faktura merkbart ned. Og det ga oss mer tid til å hjelpe dem som faktisk trenger det, fortalte Tørnby.

Klarspråk som virkemiddel

– Deretter begynte vi å se på tildelingskontoret vårt, de som tar imot søknader om helsetjenester. På dette tidspunktet ble det naturlig å se på hele brukerreisen, der klarspråk og tjenestedesign går hånd i hånd. Arbeidet ledet til nye standardtekster og vedtaksmaler, digitalt søknadsskjema i klarspråk og en helt ny brosjyre som presenterer kommunens tjenester og kriteriene for å ha krav på dem – bare for å nevne noe.

Tønsberg kommune isolerer ikke klarspråk som et eget tiltak, men knytter det tett sammen med tjenestereisen og andre kommunikasjonstiltak. I 2024 jobber kommunen med nye, store klarspråkprosjekter – i barnevernet, i politisk saksbehandling og i et eget prosjekt kalt ByggeLøftet.

Til slutt pekte Tørnby på tre ting som har vært spesielt viktig for å lykkes med klarspråksatsingen.

– Man må ha noen ildsjeler som trykker på, topplederne må forstå verdien i klarspråk og man må hente inn ekspertkompetanse med jevne mellomrom.